【要注意】安い生産管理システムが「かえって高くつく」3つの理由と中小製造業が失敗しない選び方

はじめに：なぜ「安い」に飛びついてはいけないのか？

　本記事は、生産管理システムの導入に関心を持っている、あるいは具体的に導入をご検討中、はたまた現在使っているシステムから乗り換えを考えている、中小製造業の方に向けています。

　「業務効率を上げたい」「コストを削減したい」そうお考えの中で、インターネットで検索すると、たくさんの「安価なシステム」がヒットします。初期費用が10万円、月額利用料が数千円…。一見、非常に魅力的に見えますよね。しかし、ちょっと待ってください。その「安さ」には、見えない落とし穴が潜んでいるかもしれません。

　「安い」には「安い」なりの理由があります。

　本来あるべき機能がなかったり、自社の業務に合わせてカスタマイズしようとすると、思いがけない高額な費用が発生したり…。結果的に、「安く済ませよう」としたはずが、かえって高くついてしまうケースが後を絶ちません。

　本稿では、安価な生産管理システムの見落としがちなデメリットと、失敗しないためのシステム選びのポイントを解説いたします。

安価な生産管理システムに潜む3つの落とし穴

　「安い」システムがなぜ、結果的に「高い買い物」になってしまうのか？主な3つの理由を見ていきましょう。

理由1.「部分最適」で終わる機能の欠落

　多くの安価なシステムは、生産管理プロセスの「一部」しかカバーしていません。本来、生産管理システムは、受注から出荷までの一連の流れをトータルで管理することで、最大の効果を発揮します。

・受注：顧客からの注文を正確に把握する
・資材手配：生産に必要な部品や原材料を漏れなく調達する
・生産計画：受注量や納期に合わせて最適な生産スケジュールを立てる
・進捗管理：各工程の進み具合をリアルタイムで把握し、遅れがあれば対応する
・在庫管理：資材や製品の在庫量を正確に管理し、過剰在庫や欠品を防ぐ
・品質管理：製品の品質を確保するための記録・追跡を行う
・出荷：製品を顧客に確実に届け、納品記録を管理する

　しかし、安価なシステムは、このうちの「受発注管理だけ」「生産計画だけ」といった部分的な機能に特化していることが多いのです。

　そうなるとどうなるでしょうか？

　「生産計画はシステムで立てられたけど、資材手配は相変わらず手作業…」 「在庫はシステムで管理できるけど、出荷の記録は別の台帳に記入…」

　結局、システムを導入したのに、手作業や紙の台帳、Excelの管理が残ってしまい、業務の非効率は解消されません。

　バラバラのシステムやツールを併用することで、データの二重入力や入力ミスが発生し、かえって業務が煩雑になることもあります。これでは、システム導入の本来の目的である「業務効率化」は達成できません。

理由2.「追加費用」が膨らむカスタマイズ地獄

　「当社の業務にはこの機能が必要なんだけど…」

　システムを導入する際、自社の特殊な業務フローに合わせてカスタマイズしたい、と考えるのは自然なことです。しかし、安価なシステムは、カスタマイズを前提としていないか、カスタマイズ費用が非常に高額に設定されているケースがほとんどです。

　システムの導入ベンダーは、安価な初期費用で顧客を獲得し、カスタマイズ費用で利益を出すビジネスモデルを採用していることがあります。
・「この機能を追加するには、◯◯万円の追加費用がかかります」
・「この帳票を自社様式にするには、△△万円かかります」

　小さな変更に見えても、予想外の費用を請求され、結果的に当初の見積もりをはるかに上回ってしまうのです。安価なシステムは、汎用的な機能を絞り込んで作られているため、柔軟なカスタマイズが難しい構造になっています。

　「安く導入できた！」と思ったのも束の間、業務に合わせるうちに費用がどんどん膨らんでいき、最終的には高額なシステムと変わらない、むしろそれ以上の出費になることも少なくありません。

理由3.「サポート体制」の不十分さ

　システム導入は、ツールを買うことではありません。新しい業務フローを確立し、社員が使いこなせるようにするための伴走者を見つけることです。安価なシステムは、導入後のサポートが最低限だったり、そもそもサポート体制がなかったりすることがあります。

　システムに不慣れな社員が多い中小企業にとって、導入後の手厚いサポートは必須です。「わからないことがあっても、すぐに聞けない」「トラブルが起きても、自社で解決しないといけない」このような状況では、社員のモチベーションも下がり、システムの定着は困難になります。

失敗しない生産管理システムの選び方：プロフェクトのTEDが目指すこと

　では、私たちはどのような視点で生産管理システムを選ぶべきなのでしょうか？TEDを提供するプロフェクト株式会社が考える失敗しないためのシステム選びのポイントは以下の3つです。

ポイント1.「全体最適」を考えた、一気通貫のシステムか？

　TEDは、受注から出荷までの一連のプロセスを一つのシステムでトータル管理します。部分的な機能ではなく、各工程がシームレスに連携することで、手作業やExcel管理をなくし、情報の共有をスムーズにします。
・受注から出荷・販売まで製品データをシステム上で一元管理します
・優先順位が高い作業を上位に表示するなど生産の進捗状況がリアルタイムで可視化できます
・不良状況の記録・集計・分析、過去不良の再発防止機能など徹底的な不良対策を実行します

　これらにより、情報共有できないことによるムダをなくし、社内の「見える化」をサポート、手作業によるデータの二重入力や転記ミスが大幅に削減されます。例えば、TEDの導入により、入力時間が70％削減、検査工数が69％削減、会議時間が100％削減という大幅な改善を行うことができたという例があります。その結果、業務全体の効率が劇的に向上し、「真の業務効率化」が実現します。

ポイント2.「追加費用なし」で１人１台、100台まで使えるか？

　多くの生産管理システムは、「ユーザー数課金」という料金体系を採用しています。システムの利用者が増えれば増えるほど、ライセンス料も雪だるま式に膨れ上がっていきます。

　「まずは管理部門の3名で始めよう」→「現場の担当者も使いたい」→「さらに営業担当者も…」と、利用者が増えるたびに、高額なライセンス料が追加で発生し、気づけば当初の予算を大幅にオーバーしてしまうことも珍しくありません。

　TEDは、追加料金なしで1人1台、最大100台までご利用いただけます。これなら、管理部門だけでなく、現場の製造担当者や資材の発注担当者、営業担当者など、すべての社員がシステムをフル活用できます。

　「利用者数が増えるたびに、費用を心配する必要がない」これは、今後の事業拡大を見据えた、賢明な選択と言えるでしょう。

　しかもTEDはクラウド型であり、システム管理に関する知識や費用の心配もありません。災害時などのBCP対策にも貢献。多様な働き方に対応した環境構築が可能です。

ポイント3.「導入後の伴走」を約束する、手厚いサポート体制か？

　プロフェクトは、システムを販売して終わりではありません。お客様がシステムを使いこなし、最大限に活用できるよう、ものづくりを知り尽くした専任の担当者が導入前から導入後まで、責任を持ってサポートします。実際に製造業に携わっている当社が常に伴走しながらサポートするため、
・丁寧なヒアリングによる、最適なシステム構築のご提案
・導入時の徹底した研修により垂直立ち上げをサポート
・稼働後の操作方法やトラブルに対する迅速な対応

　「困ったときは、いつでもプロフェクトに聞けば大丈夫」
　そう思っていただけるような、信頼関係を築くことを大切にしています。

　実際に導入されたお客様の声はこちらからご覧いただけます。

まとめ：目先の安さに惑わされない賢い選択を

　「安い」という言葉は魅力的です。しかし、生産管理システムは、一度導入すれば、何年、何十年と使い続ける、企業の「基幹システム」です。目先の安さで選んだ結果、非効率な業務フローが固定化され、将来にわたる機会損失を生むかもしれません。

　本当に企業を成長させてくれるのは、目先の「価格」だけではない、将来のコスト削減や生産性向上といった「真の価値」を提供してくれるシステムです。TEDは現役の製造業者が開発したシステムであり、現場目線の機能と実践的なノウハウを搭載しています。今までの知見を活用してお客様が「実際に使える」システムをつくりあげました。

　プロフェクト株式会社は、「デジタル化」という側面から、力強くお客様の企業をサポートします。目先の安さではない「真の価値」にご興味をお持ちいただけたなら、ぜひ一度お問い合わせください。「まずは自社に合うか相談したい」「現在のExcel管理の課題を聞いてほしい」など、どんな些細なことでも構いません。貴社の業務を深く理解した専門のコンサルタントが、最適なソリューションをご提案いたします。